Quand vous achetez ou vendez une prestation, un service ou un produit, vous devrez récupérer ou fournir une facture. Ce document inclut notamment les modalités et les délais de paiement. Dans cet article, nous allons donc vous présenter tout ce qu’il faut savoir sur la facturation.
Qu’est-ce qui doit figurer obligatoirement sur une facture ?
Une facture va détailler les prestations ou les marchandises vendues. Elle est ainsi différente d’un devis, document qui intervient avant la prestation ou la vente. Dans un article précédent, nous avons notamment listé les différences entre facture et devis, ainsi que ce qu’ils doivent contenir.
Pour rappel, la facture est un document obligatoire. Elle indique ce qui doit être payé et pour quels services. Mais surtout, vous devrez y faire figurer la date ou le délai de paiement, ainsi que les sanctions ou pénalités en cas de retard. Attention, il existe également des différences légales entre la facturation aux entreprises et aux particuliers.
Mentions obligatoires des factures : Paiement et délais
Moyen de paiement
Une facture peut être réglée par chèque, par virement bancaire ou même par lettre de change ou billet à ordre. Pour ce qui est des espèces, vous pouvez utiliser ce moyen de paiement jusqu’à 1000€ HT. Au-delà, le paiement en espèces est interdit pour les dettes professionnelles.
Nous vous recommandons de toujours indiquer la mention du mode de paiement, même si ce n’est pas obligatoire sur une facture. La date de règlement et le délai de paiement doivent cependant toujours y apparaître.
Délais, date de paiement et pénalités
En général, le délai de paiement s’étend à 30 jours à compter de l’exécution de la prestation ou de la livraison. Ce délai peut également s’étendre jusqu’à 60 jours à partir de la facturation, ou 45 jours fin de mois. Cela doit cependant être précisé dans le contrat, le devis ou les CGV.
Si les délais ne sont pas respectés, des sanctions et pénalités de retard peuvent s’appliquer. Les conditions générales de vente (CGV) doivent ainsi préciser les conditions d’application et le taux d’intérêt des pénalités dues en cas de retard de paiement. Si vous ne le précisez pas, alors le taux légal en vigueur s’appliquera sur le montant TTC de la facture en retard.
Généralement, ce taux d’intérêt prévu par les CGV correspond au taux directeur semestriel de la Banque centrale européenne, en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet, majoré de 10 points. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le site de l’administration.
Quant à l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement, elle s’ajoute aux pénalités de retard. Elle ne concerne cependant que les clients professionnels (qui n’inclut donc pas les particuliers). Si un client vous paye après la date limite, il devra vous verser une indemnité dont le prix a été fixé à 40 € par décret. Vous devez ainsi la mentionner, ainsi que son montant, dans votre facture : « En cas de retard de paiement, application de l’indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 € ».
En cas d’impayés, et à défaut d’accord à l’amiable, le tribunal de commerce peut être saisi.
Sanctions en cas de manquement
Le dépassement des délais et l’absence de mention des pénalités de retard dans les CGV peuvent être passibles, en de rares cas, d’une amende administrative de 75 000 € et jusqu’à 150 000 € pour une personne physique, de 2 millions et jusqu’à 4 millions d’euros pour une personne morale (en cas de répétition de la faute).
Mentions facultatives des factures : Acomptes et arrhes
Une facture peut également comporter des mentions facultatives. Elle peut, par exemple, indiquer le montant de l’acompte et/ou des arrhes.
Un acompte est un paiement partiel de la facture par le client, versé à la signature du contrat. L’acompte oblige ainsi les deux parties à honorer ce contrat. Lorsque votre client verse un acompte, il ne peut plus renoncer à l’achat sauf en cas d’accord mutuel. Il est donc un bon moyen pour se protéger, en partie, face aux impayés.
Les arrhes sont similaires à l’acompte, mais ne valent pas engagement définitif. Ainsi un client peut renoncer à la prestation, mais il perdra alors les arrhes qu’il a versées. En tant que prestataire, vous pouvez également choisir de mettre fin à la vente, sans avoir honoré votre part du contrat, mais votre client pourra réclamer le remboursement des arrhes ainsi que des indemnités pouvant s’élever à deux fois leur montant.
Acompte comme arrhes doivent figurer dans les mentions facultatives de votre devis, document à établir avant d’effectuer une prestation. Cependant, vous devrez faire apparaître ces modalités et leurs montants dans votre facture.
Pour ne pas faire d’erreurs lors de la création de vos factures, vous pouvez évidemment investir dans un logiciel dédié ou confier votre comptabilité client à un expert-comptable.
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