Lorsque vous vendez un produit ou une prestation de service, votre client vous demandera vraisemblablement un devis. Après la prestation, vous devrez également lui fournir une facture. Mais quelles sont les différences et obligations des devis et factures ? Qu’est-ce que vous devez obligatoirement y faire figurer ?
Pour vous aider à vous y retrouver, nous avons listé certaines informations essentielles et quelques règles incontournables.
Différence juridique des factures et devis
Les devis et les factures sont tous deux des documents comptables. Il existe cependant une différence fondamentale entre un devis et une facture. Le premier sert à informer le client avant l’achat d’une prestation. Ce document d’information va donc matérialiser l’engagement des deux parties, entre vous et votre client. Il doit donc être signé avant le démarrage de la prestation.
La facturation intervient à la fin de la prestation. Vous devez donc envoyer une facture une fois que le service est achevé, ou que le produit a été vendu. Elle établit donc une créance et indique clairement à votre client ce qu’il doit vous payer et pour quels services et/ou produits.
Obligations des devis
Le devis contient les informations essentielles d’une prestation : prix, caractéristiques, dates et délais. Il n’est pas obligatoire pour toutes les transactions, le client doit simplement disposer de ces informations et formaliser son accord. Mais dès que l’engagement des parties dépasse 1 500€ TTC, vous devrez obligatoirement fournir un devis écrit.
Cependant, nous vous recommandons de faire un devis quand la prestation est complexe ou personnalisée. S’il n’a pas la même valeur juridique qu’un contrat, il en reste proche et a valeur d’engagement.
Mentions obligatoires
Vous devrez faire figurer des mentions obligatoires sur vos devis, comme sur vos factures. Le devis doit ainsi inclure les éléments suivants :
- Date du devis et durée de validité de l’offre,
- Nom, raison sociale et adresse de l’entreprise, son statut et sa forme juridique, son numéro d’immatriculation, le numéro individuel d’identification à la TVA, ou la mention « TVA non applicable en vertu des articles 151-0 et 293 B du Code Général des Impôts » en cas d’exonération de TVA,
- Nom et adresse du client, son numéro d’immatriculation si entreprise,
- Décompte détaillé et description de chaque prestation, vos prix et toutes informations tarifaires nécessaires,
- Conditions de paiement, de livraison et d’exécution du contrat,
- Somme globale à payer HT et TTC, avec les taux de TVA applicables.
La date du devis et sa durée de validité sont très importantes. Si le client n’accepte pas le devis dans le délai imparti, vous ne serez plus engagé dans les termes inscrits sur le document.
Pour être validé, le devis doit donc être signé par le client, avec date et bon pour accord. Une fois signé, vous pourrez démarrer la prestation sereinement. Pour une petite transaction, une preuve écrite comme un email peut suffire. Cependant, et comme évoqué précédemment, la prestation dépasse les 1500 € TTC vous devrez en fournir un obligatoirement.
Mentions facultatives
Votre devis peut également inclure des mentions facultatives. Vous pourrez notamment indiquer les modalités de règlement : acompte, arrhes, moyens et délais de règlement.
Vous pouvez également y inclure d’autres informations. Par exemple, vous pourrez joindre à votre devis un contrat de coproduction. Pour rappel, un devis ne vaut pas un contrat en termes juridiques. Il sert avant tout à informer le client de la prestation (tarifs, modalités).
Il est également conseillé d’ajouter vos conditions générales de vente à votre devis.
Obligation des factures
Une facture, comme pour un devis, doit répondre à des obligations dans ses mentions, sous peine d’amende.
Mentions obligatoires
Votre facture va reprendre les mêmes éléments essentiels que pour votre devis, et notamment les identités du client et du prestataire.
Vous devrez également indiquer la date de livraison ou de fin d’exécution, ainsi que la date d’émission de la facture et son numéro. Ce numéro unique doit être basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il doit également figurer sur toutes les pages de la facture.
En plus des informations sur la prestation et à ses tarifs, ainsi que la somme totale sous les mêmes formats que le devis, vous devrez ajouter la date ou le délai de paiement. Le cas échéant, le taux des pénalités de retard devra également être inscrit sur la facture.
Ne manquez pas de consulter le site de l’administration pour vous assurer que votre facture inclut bien toutes les informations obligatoires. Vous risquez, dans de rares cas, une amende fiscale de 15€ par mention manquante ou inexacte par facture, plafonnée au quart de son montant, ou une amende de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.
Mentions facultatives
Comme pour le devis, une facture peut comporter, en plus des obligations d’édition, des mentions facultatives comme celles indiquées précédemment. Par exemple, le montant de l’acompte devra être mentionné sur votre facture.
Pour ne pas faire d’erreurs lors de la création de vos devis ou factures, vous pouvez évidemment investir dans un logiciel dédié.
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