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La gestion des avances dans vos notes de frais  : nouvelle fonctionnalité clé sur Movinmotion Comptabilité

Auteur de l’article
Romain, Product Owner de Movinmotion Comptabilité

Beaucoup nous l’ont demandé et nous avons écouté ! Les clients Movinmotion Comptabilité peuvent désormais bénéficier d’une nouvelle fonction de gestion des avances faites aux salariés dans le cadre de leurs notes de frais.

Les avances de frais aux salariés : pourquoi faire ?

Les frais professionnels peuvent parfois représenter des montants importants. Ils génèrent une pression forte sur la trésorerie personnelle des salariés, ou des problématiques administratives et bancaires (plafonds de paiement, etc). On peut prendre l’exemple d’un chef décorateur qui, pour un seul film, peut aisément dépenser plusieurs milliers d’euros en notes de frais. 

Dans certains cas, il est d’usage pour les employeurs d’effectuer des avances de frais, afin de faciliter la mission du salarié. Le montant de l’avance se base sur une estimation des dépenses à réaliser sur la durée d’un projet. Bien entendu, ces avances de frais ne dispensent pas le salarié de produire les justificatifs concernant ses dépenses.

Le montant de l’avance correspond rarement au centime près aux dépenses engagées par le salarié. Deux situations peuvent se présenter :

  • L’avance ne couvre pas toutes les dépenses : le remboursement des dépenses dépassant l’enveloppe s’effectue alors de la même manière que pour des notes de frais sans avance.
  • L’avance est supérieure aux dépenses du salarié : celui-ci doit alors rembourser le trop-perçu. 

Dans l’ensemble, les avances de frais permettent de fluidifier les relations entre employeur et salariés et d’éviter des tensions inutiles. Leur gestion représente cependant une complexité administrative dont l’employeur préférerait bien souvent se passer. 

L’adversité de la gestion des frais professionnels des intermittents du spectacle

Il est en effet difficile d’évaluer précisément les dépenses à réaliser par le salarié. Il est fréquent de devoir effectuer des remboursements complémentaires ou d’avoir à réclamer des trop-perçus aux salariés. Ce suivi est très laborieux et sans un tableau récapitulatif détaillé systématiquement mis à jour, il est aisé de faire des erreurs.

Pour éviter la gestion des avances, certains employeurs proposent à leurs salariés des moyens de paiement d’entreprise, mais c’est une solution difficilement applicable aux intermittents. D’autres se laissent tenter par des cartes de paiement provisoires ; toutefois, si le salarié dispose d’un moyen de paiement, il est moins incité à conserver et à envoyer ses justificatifs. Il peut alors devenir compliqué de les récupérer. 

La note de frais reste ainsi le meilleur moyen d’être certain d’obtenir tous les justificatifs de dépenses.  C’est pourquoi nous avons développé cette nouvelle fonctionnalité de gestion des avances dans Movinmotion Comptabilité. 

L‘objectif : vous permettre de vous libérer des contraintes du suivi des avances en automatisant au maximum leur gestion.

Concrètement, comment ça se passe dans Movinmotion Comptabilité ? 

  • Ajouter l’avance faite à votre salarié en indiquant la date de versement et le projet concerné.
  • Traitez ensuite les dépenses de vos salariés comme d’habitude. Si la plateforme repère une avance pour ce salarié sur le projet correspondant aux dépenses saisies, alors elle recalcule automatiquement le montant à rembourser et déduit l’avance réalisée. 
  • Si l’avance couvre la totalité de la note de frais, il n’y aura pas de remboursement à effectuer cette fois ! Marquez alors simplement la note de frais comme payée pour mettre à jour le solde de l’avance.

Vous pouvez ainsi savoir à tout moment quelle somme totale versée à vos salariés n’a pas encore été dépensée. Vous pouvez également obtenir en un coup d’œil le détail des soldes restants par salarié sur chaque projet.

Cette fonctionnalité est intégrée à notre pack Pro. 

Si vous êtes déjà client Movinmotion Comptabilité, n’hésitez pas à nous contacter pour y avoir accès. Vous trouverez plus d’information sur le fonctionnement de cette évolution directement sur la plateforme, dans notre centre d’aide  (accessible à tout moment en cliquant sur le point d’interrogation en bas à droite de votre écran).

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