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Comptabilité

Les obligations à respecter pour vos notes de frais

Auteur de l’article
Cassandre, Brand & Content Manager
15 octobre 2020 | 2

Le remboursement au salarié de frais d’entreprise ou de ses frais professionnels doit être effectué en bonne et due forme. La seule exception étant lorsque ces derniers ne font pas l’objet d’une prise en charge forfaitaire via le bulletin de paie. Pour y parvenir nous vous listons certaines règles incontournables pour répondre aux obligations quant aux notes de frais :

Règle n°1 : le salarié doit fournir à son employeur un justificatif de dépense émis par le fournisseur

Règle n°2 : le justificatif doit être recevable (aux yeux de l’administration fiscale, l’URSSAF, un juge en cas de litige, etc).

Que ce soit un reçu ou une facture, le document a pour obligation de mentionner un certain nombre d’informations pour que la note de frais soit valable :

  • la date
  • les coordonnées du fournisseur
  • une description du produit ou de la prestation
  • le prix

Règle n°3 : la TVA déductible ne sera récupérable que si elle est clairement indiquée sur le justificatif.

N’hésitez pas à demander au fournisseur de corriger si ces informations n’apparaissent pas :

  • le montant HT
  • le taux de TVA
  • le montant de la TVA
  • le montant TTC
  • les coordonnées de l’entreprise cliente => à noter sur ce point qu’il existe deux exceptions. Ce n’est pas obligatoire de le faire figurer pour :
    • les dépenses de restauration inférieures à 150€HT
    • les frais de péages

Règle n° 4 : il est parfois nécessaire d’ajouter des informations directement sur le justificatif de dépense.

C’est le cas notamment des déjeuners professionnels, pour que la TVA soit récupérable, il faut donc ajouter :

  • le nom de l’entreprise, dans l’encadré normalement prévu à cet effet, pour les déjeuners inférieurs à 150€HT pour lesquels le restaurateur n’avait pas l’obligation de le mentionner
  • le nom et la fonction des invités au repas

Règle n°5 : faut-il une facture ou un reçu ?

Dès l’instant où c’est possible, il faudra toujours préférer recevoir une facture plutôt qu’un reçu. En effet, la facture est un document incontestable puisqu’elle mentionne obligatoirement toutes les informations légales requises.

Néanmoins, sur le sujet des notes de frais, la facture n’a pas pour obligation de mentionner si elle a été payée ou non. Contrairement au reçu qui n’est édité qu’à la suite d’un paiement…

Donc pour être certain de rembourser un salarié qui a avancé de la trésorerie pour payer une dépense il faudra demander au fournisseur de préciser “acquittée” sur sa facture.

Et si le chef déco ou le chef costumier doit acheter un meuble vintage ou un vêtement d’époque sur Leboncoin auprès d’un particulier, quel document faut il fournir à l’employeur pour qu’il rembourse son salarié ?

La faculté d’émettre une facture ou un reçu n’est ouverte qu’aux seuls professionnels déclarés en tant que tel. Ainsi, un particulier n’ayant pas cette possibilité, il faudra rédiger une lettre “je soussigné” entre le particulier et le salarié précisant les informations suivantes :

  • la date
  • les coordonnées du particulier
  • les coordonnées de l’entreprise et du salarié réalisant l’achat
  • une description du produit
  • le montant payé
  • la signature du particulier et du salarié

Règle n°6 : dois-je conserver le justificatif papier si j’utilise un outil en ligne ?

Pour ne conserver que la copie numérique, votre outil en ligne doit garantir la valeur probante de votre document. C’est à dire qu’il doit numériser une copie conforme à l’original en image et en contenu, puis assurer son inaltérabilité sur toute la durée légale de conservation au moyen d’une empreinte électronique apposée sur chaque justificatif.

Attention à faire une photo qui ne soit pas floue, avec une bonne lumière et en s’assurant que les 4 coins du document soient bien visibles dans l’image ! A défaut, il sera très compliqué de revenir en arrière si la numérisation n’est pas lisible et que le justificatif papier a été jeté.

NB : Movinmotion Comptabilité permet de numériser vos justificatifs dans des conditions permettant de garantir leur valeur probante puis les stocke sur des serveurs sécurisés pendant 6 ans, la durée légale de conservation. Pour en savoir plus sur Movinmotion Comptabilité

Règle n°7 : ne remboursez pas les justificatifs de dépenses ayant fait l’objet d’un versement d’allocations forfaitaires.

Si l’employeur rembourse forfaitairement certaines dépenses de restauration ou de déplacement alors il faudra s’assurer du non remboursement de ces frais au réel via la transmission d’un justificatif sur un outil en ligne.

NB : C’est aussi le cas sur Movinmotion Comptabilité. Le cas échéant l’employeur aura la possibilité de rejeter la dépense directement dans l’application.

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Sources :

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