Internaliser ou externaliser sa paie quand on est une structure du secteur culturel ?

Le secteur culturel est unique par sa diversité et sa créativité mais aussi par sa complexité, notamment en raison de la gestion particulière des intermittents du spectacle. Vos talents, essentiels dans le domaine de l’art et du divertissement, bénéficient d’un régime spécifique en France qui impose des contraintes supplémentaires en matière de gestion de la paie. Face à ces défis, les structures culturelles doivent choisir entre internaliser ou externaliser la gestion de la paie. Dans cet article, on vous aide à faire la différence entre les deux solutions et à définir la configuration idéale pour votre structure. 

Externaliser la gestion de la paie

Qu’est-ce que l’externalisation ?

Externaliser la paie consiste à confier la gestion des salaires à un prestataire externe. (On ne va pas vous mentir, on a peut-être un petit biais sur le sujet..). Vous transmettez donc les informations à votre prestataire, et en fonction du service proposé, il vous retourne les différents éléments de paie, prend en charge (ou non) les déclarations sociales, etc.

Le secteur culturel débordant de particularités, notamment sur la gestion des artistes et techniciens  intermittents, on ne peut que vous recommander de vous adresser à un prestataire, si ce n’est spécialisé, qui a au moins l’expérience du secteur. C’est cette spécialisation qui vous offrira la tranquillité d’esprit et la garantie d’un traitement adapté de vos demandes.

Avantages de l’externalisation

• Expertise : en externalisant, vous vous adressez (en principe) à des spécialistes ! Tenus de se tenir à jour sur les évolutions de réglementation, de barème, les changements de convention collective, etc. Vous réduisez ainsi les risques d’erreurs et ce sont eux qui prennent la responsabilité de la conformité.
  

• Réduction des coûts : Externaliser la paie peut sembler cher, mais s’avère souvent plus économique que l’internalisation, qui comporte des coûts dédiés cachés. Elle  permet alors de flécher des budgets vers d’autres postes, plus centrés sur votre cœur de métier. De plus, le coût est (le plus souvent) modulable, vous permettant d’abaisser vos charges lors de périodes avec moins d’activité. Idéal pour des structures ayant des activités saisonnières !
  

• Gain de temps et flexibilité : Externaliser permet de décharger les équipes internes de la gestion des paies complexes, ce qui leur permet donc de se concentrer sur leur cœur de métier. À noter que les prestataires s’adaptent aux variations de charge de travail, ce qui est essentiel pour gérer les pics d’activité dans le secteur culturel. Objectif : moins de temps sur votre gestion, plus de temps sur vos créations !
  

• Disponibilité : Votre prestataire s’engage contractuellement (dans la plupart des cas) à traiter vos paies dans un certain délai. Chez Movinmotion, c’est 3 jours ouvrés. En cas de congés de votre gestionnaire, celui-ci est systématiquement remplacé. Vous vous assurez ainsi que vos collaborateurs seront payés en temps et en heure,  avec une paie juste, quelle que soit la situation.
  

Inconvénients de l’externalisation

• Perte de contrôle : Confier la paie à un prestataire externe peut engendrer une perte de contrôle sur le processus, ce qui peut paraître complexe en cas d’urgence ou de besoin de modifications rapides. Cependant, certains prestataires offrent des solutions. Chez Movinmotion, nous proposons  un expert métier dédié à votre dossier et une plateforme web permettant de transmettre vos modifications en temps réel .

• Complexité de la communication : La communication avec un prestataire externe peut être un défi, surtout s’il ne maîtrise pas les spécificités du secteur et vos enjeux. Un prestataire spécialisé dans le secteur culturel saura, lui, parler le même langage que vous. Chez Movinmotion, lors de votre arrivée, votre gestionnaire fait le tour de votre situation et adapte votre dossier en conséquence.

• Confidentialité des données : La confidentialité des données est une préoccupation légitime ! Il est donc important de s’assurer des protocoles de sécurité côté prestataire pour une protection des informations sensibles sans faille. Chez Movinmotion, nous nous engageons à préserver cette confidentialité, et mettons régulièrement en œuvre des évolutions techniques pour vous offrir le meilleur niveau de sécurité.

Internaliser la gestion de la paie

Qu’est-ce que l’internalisation ?

Internaliser la paie signifie que votre organisation gère en interne toutes les tâches liées à la rémunération ; incluant la gestion des salaires des intermittents du spectacle. Cette approche nécessite souvent la mise en place d’une équipe RH qualifiée et des outils adaptés pour traiter les spécificités du secteur culturel. Pour cela, un logiciel spécialisé payant et d’éventuelles formations spécifiques peuvent être nécessaires. 

Avantages de l’internalisation

• Contrôle total : Vous gardez un contrôle complet sur chaque aspect du processus de paie et avez alors la possibilité d’ajuster jusqu’au dernier moment les différents éléments, comme la variabilité des heures et des missions.

• Connaissance de l’entreprise : Les équipes internes maîtrisent l’environnement de la structure et son organisation et seront plus à même de comprendre et d’ajuster aux particularités de votre entreprise.

• Développement de la fonction ressources humaines : les fonctions paie et RH étant généralement associées, le recrutement d’une ressource dédiée à la paie peut vous permettre d’en profiter pour mettre en place ou accélérer votre stratégie RH (marque employeur, formations, CSE, etc).
  

Inconvénients de l’internalisation

• Coût élevé : Gérer la paie en interne, surtout dans le cadre des intermittents, peut s’avérer coûteux. Il faut à la fois penser aux coûts qu’entraîne un recrutement sur un métier en tension (admin de prod, chargé de prod, etc) et le salaire chargé qui y est attribué, mais aussi aux coûts des logiciels spécialisés, capables de gérer la complexité des contrats intermittents. Il faudra régulièrement penser à former régulièrement les équipes pour rester à jour sur la réglementation et sur les évolutions logicielles.

• Responsabilité face aux organismes et absence d’accompagnement en cas d’erreur :  La gestion de la paie des intermittents est particulièrement complexe. Elle implique des règles de calcul spécifiques et des déclarations spécifiques à effectuer. Les erreurs peuvent entraîner des sanctions coûteuses ou des problèmes avec les institutions sociales en raison d’évolutions constantes face auxquelles vous serez seul·e.

• Charge de travail accrue : En fonction de la taille de votre entreprise, la paie peut parfois être traitée par des collaborateurs occupant d’autres fonctions (production, administration, etc). La gestion de la paie est chronophage et peut détourner l’attention des équipes de leurs autres missions stratégiques.

• Risque d’absence : En fonction de la taille des structures, la paie n’est parfois maîtrisée que par une seule personne. En cas d’accident, ou de congés tombant sur une période de paie, de départ de la personne en charge ; des retards dans les déclarations, l’édition de la paie, etc peuvent survenir et générer une situation sociale difficile et/ou des problèmes plus complexes avec les organismes sociaux.

Quelle option choisir pour votre structure culturelle ?

Le choix entre internaliser ou externaliser la gestion de la paie dépend des besoins spécifiques de votre structure culturelle. En particulier en ce qui concerne la gestion des intermittents du spectacle. Pour les moyennes et petites structures, ou pour celles dont les ressources internes sont limitées, externaliser la paie peut offrir une solution à la fois économique et flexible. 

D’un autre côté, pour les organisations plus grandes ou celles qui souhaitent un contrôle total sur le processus de paie, l’internalisation peut sembler être une solution viable. Il s’agit alors d’une question plus stratégique : Quelle part de la valeur ajoutée de votre activité représente la gestion sociale ? S’agit-il d’un sujet pour lequel vous souhaitez avoir la compétence en interne, et y consacrer des ressources  ? Ou estimez-vous qu’il s’agit d’une fonction support ?

Petite, moyenne ou grande structure, quelle que soit votre première intuition, nous faisons le pari que vous gagnerez à échanger avec nous. On en discute ?