Catégories
Social

Accueillir un stagiaire dans son entreprise : les choses à savoir

Auteur de l’article Aurelia
Aurelia, Chargée de gestion sociale et Référente paie

Le régime des stages en entreprise est principalement encadré par le code de l’éducation (art L 124-1) à (art L124-20)
Cet article fera un rapide détour sur les règles pour accueillir un stagiaire dans son entreprise, notamment en terme de conditions de travail, d’encadrement et de gratification. 
 

Obligations de l’entreprise

Un stage n’est pas un emploi

Le stage n’est pas un emploi. Il n’a pas vocation à pourvoir un “véritable” poste de l’entreprise. (art. L8223-1-1 du code du travail)
 

Durée du stage

  • L’accueil d’un même stagiaire dans une même structure est limité à 6 mois par année d’enseignement quelque soit le nombre de stages. (chaque période au moins égale à 22 jours de présences consécutives ou non vaut 1 mois)
  • L’entreprise qui souhaite avoir recours à des stagiaires différents pour un même poste, doit respecter un délai de carence entre les deux stages, de ⅓ de la durée du stage précédent.

 

 

Quel effectif maximal ?

L’entreprise d’accueil doit respecter un quota maximal de stagiaires pour les conventions de stage en cours sur une même semaine civile:

  • 15% de l’effectif pour les structures dont l’effectif est > ou égal à 20.
  • 3 stagiaires pour les structures dont l’effectif est < à 20.

 

Un tuteur par stagiaire

L’entreprise doit mettre à disposition du stagiaire un tuteur qui accueille et accompagne le stagiaire au cours de sa formation pratique.

 

Le statut et les droits du stagiaire

Le statut du stagiaire

Nous disions plus haut qu’un stage n’est pas un emploi. Pourquoi ? Parce qu’un stagiaire n’a pas le même statut qu’un salarié en CDDU, CDD ou CDI.
Le stagiaire n’est pas lié à la structure qui l’accueille par un contrat de travail et n’est donc pas salarié de l’entreprise :

  • Il n’y a pas de déclaration préalable à l’embauche à établir ;
  • Il ne peut pas prétendre au SMIC ;
  • La remise d’un bulletin de paye n’est pas obligatoire sauf lorsqu’une gratification est versée et notamment lorsque le versement de la gratification donne lieu à précompte de cotisations.
  • Il est exclu de tous les calculs d’effectif.

 
Cependant, les stagiaires suivent les mêmes règles applicables aux salariés de l’entreprise d’accueil en matière de :

  • Présence de nuit
  • Durée maximale journalière et hebdomadaire de travail
  • Repos quotidien, hebdomadaire et jours fériés

 

Le stagiaire a t-il droit à des congés ?

Oui ! Il existe en effet des congés et autorisations d’absence prévus d’une part par la loi et d’autre part par la convention de stage.

 

 

1/ Congés et autorisations d’absence prévus par la loi

Les stagiaires ont droit à des congés et autorisations d’absence d’une durée équivalant à celles prévues en faveur des salariés en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption (art L124-13).
 

 

2/ Congés et autorisations d’absence prévus par la convention  

Pour les stages d’une durée supérieur à 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence au bénéfice du stagiaire.
L’organisme d’accueil peut choisir d’octroyer des congés payés au stagiaire.
Ces absences sont assimilées à du temps de présence pour le décompte de la durée du stage.
A noter : La rémunération de ces congés est possible, si elle est explicitement prévue dans la convention mais elle reste facultative (lettre circ. ACOSS 2015-42 du 2 juillet 2015, § VIII).
 

 

Autres avantages…

Pour les stagiaires de plus de 2 mois

  • Les stagiaires percevant une gratification doivent avoir accès à la cantine d’entreprise ou doivent bénéficier des titres-restaurant au même titre que les salarié de la structure accueillante.

 

 

Pour les stagiaires de moins de 2 mois

  • Pour les stagiaires non gratifiés (durée du stage < ou égale à 2 mois), s’ils bénéficient d’un accès à la cantine ou de l’attribution de titres-restaurant sans contrepartie aucune et uniquement si la valeur de ces avantages ne dépassent pas la franchise de cotisation, alors la valeur de ces avantages ne sera pas soumis à charges. (cf ici)

 
Exemple :
Un stage effectué sur le mois de septembre (soit 20 jours de présence effective 140h).
Le stagiaire perçoit des titres-restaurant d’une valeur faciale de 9€ par jour de présence, sans aucune participation de celui-ci.
Le montant de l’avantage est inférieur au seuil de franchise, donc non soumis à cotisations.
 

  • Les stagiaires bénéficient (comme n’importe quel autre salarié de l’entreprise) du remboursement des frais de transport domicile-travail (art L124-13 du code de l’éducation)

 

 

Gratification de stage et cotisation

Comment rémunérer un stagiaire ?

1/ La gratification versée par l’organisme d’accueil, n’a pas valeur de salaire au sens de l’article L141-2 du code du travail et répond à un régime social spécifique (art L124-6 du code de l’éducation).

  • Elle est obligatoirement versée pour les stages d’une durée supérieure à 2 mois consécutif ou non au cours d’une même année scolaire. De ce fait, la durée de 2 mois, jusqu’à laquelle la gratification n’est pas obligatoire, équivaut à un stage de 22j × 2mois × 7 h = 308 h.
  • La gratification minimale à respecter est soit prévue par convention de branche, accord professionnel étendu.
  • A défaut d’accord ou de convention de branche prévoyant un montant supérieur, la gratification horaire minimale est fixé à 15% du plafond horaire de la Sécurité sociale en vigueur.

 
2/ Contrairement aux salariés de l’organisme d’accueil, le stagiaire est rémunéré pour son temps de présence en heures réelles.
En effet, le calcul du temps de présence d’un salarié est calculé en heures moyennes (1 mois de présence à temps complet équivaut à 151.67h de présence quelque soit le nombre de jours du mois).
 
3/ La gratification étant versée sur le temps de présence réel sur stagiaire au cours de chaque mois, elle peut varier d’un mois à l’autre. La grande majorité des organismes d’accueil préfère le lissage de la gratification.
Vous trouverez ici un simulateur de gratification.
 

Social

Si la rémunération versée ne dépasse pas le montant horaire minimal, elle est exonérée de cotisations pour l’organisme d’accueil et pour le stagiaire (la CSG et la CRDS ne sont pas dues).
Une gratification conventionnelle supérieure au minimum légal est en revanche soumise à cotisations et contributions sociales* au-delà du seuil de franchise, calculées sur la fraction excédentaire (différence entre le montant réellement versé et la franchise de cotisations).
*Le stagiaire n’étant pas un salarié, les contributions suivantes ne sont pas dues :

  • Contributions d’assurance chômage
  • AGS
  • Contribution au dialogue social
  • Contributions retraite complémentaire et prévoyance

 

 

Fiscal

La gratification est exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du Smic.
 

 

Vous voulez recevoir nos mots doux ?

Une fois par mois, pas plus. Pas de spam inutile, si l’on décide de vous parler, c’est que l’on a quelque chose d’important à vous dire. En vous inscrivant à notre newsletter vous recevrez des actualités en rapport avec Movinmotion et ses produits, mais aussi des actualités sociales, comptable, juridiques et tout ce qui pourrait vous aider (et si on arrive à vous décrocher un sourire en plus on aura tout gagné)