Cet article fait un rappel sur certains points liés aux congés payés. Pour ceux des artistes et des techniciens intermittents du spectacle, découvrez ici notre article dédié.
1. Les fondamentaux
La réglementation des congés payés se trouve dans le livre 3 du Code du travail. Elle fait partie d’un ensemble intitulé Congés payés et autres congés. On y trouve notamment les congés pour événements familiaux, congé de proche aidant, congé sabbatique, congé pour la création ou la reprise d’entreprise…
En pratique, les articles lois et les décrets commencent par le chiffre 3.
Exemple : article L.3141-1 : Tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l’employeur.
Le droit à congé est donc réservé aux salariés liés par un contrat de travail.
Le salarié a droit à un congé de 2,5 jours ouvrable (cf notre article sur la distinction ouvrable / ouvré) par mois de travail effectif chez le même employeur. Ce droit n’est pas subordonné à une période minimale de congé, il est donc effectif dès le premier jour de travail.
Une convention collective ou un accord d’entreprise peut prévoir un calcul en jours ouvrés ; Ce calcul doit toujours être plus favorable aux salariés.
Rappelons que les congés payés sont un droit pour le salarié et une obligation pour l’employeur. Celui-ci doit organiser la prise des congés et veiller à ce qu’ils soient pris.
2. Le fonctionnement
a. Acquisition
L’acquisition des jours de congés payés se fait sur une période de référence : du 1er juin au 31 mai de l’année suivante. Un accord collectif peut fixer cette période sur l’année civile.
Certaines absences sont assimilées à un temps de travail effectif. C’est le cas notamment des congés de formation, des congés pour événements familiaux, des maladies professionnelles et des périodes de congés de l’année précédente. Attention, votre convention collective peut prévoir d’autres périodes assimilées à du temps de travail pour l’acquisition des congés payés.
b. Prise des congés payés
La période des congés doit comprendre la période du 1er mai au 31 octobre. C’est l’obligation principale fixée par la loi. Ceci respecté, un accord collectif, ou l’employeur directement, fixe la période de prise des congés payés ainsi que l’ordre des départs.
c. Fractionnement des congés
La loi encadre le congé principal. Il est d’une durée supérieure à 12 jours ouvrables et au plus égale à 24 jours ; Il faut en principe le prendre entre le 1er mai et le 31 octobre. Au moins 12 jours doivent être pris durant cette période. Dans le cas où la totalité des jours restants ne sont pas pris dans la période indiquée, on parle de fractionnement. Le fractionnement génère des jours de congés supplémentaires. Deux remarques :
- l’employeur ne peut imposer le fractionnement. Il doit avoir l’accord du salarié.
- Un accord collectif peut fixer des règles spécifiques. Il est toujours nécessaire de regarder ce que prévoit la convention collective.
3. Les obligations des employeurs
L’organisation des congés payés relève du pouvoir de direction de l’employeur. Il doit s’assurer que tous les salariés ont pris leurs congés durant la période fixée. Il n’est pas possible de remplacer la prise des congés par le paiement d’une indemnité.
a. Report des congés
Hormis certains cas prévus par la loi (retour de congé maternité notamment), l’employeur n’est pas tenu d’accorder un report des congés non pris. S’il l’accepte, il est préférable de fixer une date butoir et de s’assurer que les congés payés ont bien été soldés à cette date.
b. Congés anticipés
L’employeur est libre d’accorder au salarié des congés payés avant qu’il les ait acquis mais il ne peut l’imposer. De même, ils peuvent être pris dès l’embauche.
4. Les obligations des salariés
Les congés payés sont un temps dédié au repos. Ils sont obligatoires. Ainsi, un salarié en congé n’est pas autorisé à travailler ni chez son employeur – c’est évident – ni chez un autre employeur (à l’exception du contrat vendanges).
5. Le paiement des congés
Lorsqu’un salarié est en congé, il perçoit une indemnité de congés payés. Elle compense la perte de salaire liée à son absence. Il y a deux méthodes de calcul :
- la base du 10ème de la rémunération totale perçue par le salarié durant la période d’acquisition de ses congés payés,
- la base de la rémunération qui aurait été perçue pendant le congé si le salarié avait été présent.
C’est la méthode la plus avantageuse pour le salarié qui doit être utilisée.
Il ne faut pas confondre cette indemnité de congés, liée aux périodes de congés du salarié et l’indemnité compensatrice de congés payés qui est due au salarié à l’occasion de la rupture de son contrat de travail.
Cette indemnité correspond au solde des congés acquis par le salarié. Elle se calcule selon la même méthode que celle pour l’indemnité de congés payés. Pour les salariés en CDD, le montant est au moins égal à 10% des salaires bruts.
6. Congés payés et comptabilité
Les congés payés ont la nature de salaire. Ils sont donc comptabilisés selon les règles identiques aux salaires (compte 641 pour les salaires bruts et 645 pour les charges patronales).
La particularité concerne la provision des congés payés. Ceux acquis et non encore pris doivent être provisionnés. Il est normal d’avoir une provision de congés payés chaque année du fait de la différence de périodes entre congés payés et exercice comptable. Le point d’attention réside dans l’accumulation de congés payés non pris. Cet accroissement, année après année, est un risque social et financier pour l’entreprise.
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